S2N is 2021 gestart met een nieuw digitaal tijdsregistratiesysteem
Jarenlang vulden de medewerkers van S2N werkbonnen of urenlijsten in, die door de opdrachtgevers ondertekend dienden te worden voor akkoord. Aangezien de medewerkers van S2N ca. 150.000 uren werken op jaarbasis en erg veel van deze uren handmatig ingevuld dienden te worden, was dit proces erg foutgevoelig en ook tijdrovend voor alle partijen. S2N is daarom sinds kort overgestapt op digitale tijdsregistratie.
S2N is erg blij met deze ontwikkeling
Dit nieuwe systeem bespaart de opdrachtgevers veel tijd en handmatig werk en het zorgt ervoor dat de planning bij S2N altijd up-to-date is. Ook voor de brandwachten en het brandweerpersoneel is dit proces veel minder tijdrovend en erg secuur.
Hoe werkt dit systeem?
De GPS coördinaten van de opdrachtgever worden door de planningsafdeling van S2N voorafgaand aan een project ingegeven in het systeem. De medewerkers klokken bij de start en het einde van hun dienst in en uit bij de poort of de ingang van het gebouw, waar zij gaan werken. Deze coördinaten worden via het systeem herkend bij het in- en uitklokken door de medewerkers. Uiteraard is er rekening gehouden met de privacy van de personen. Eventuele afwijkingen van de geplande diensttijden worden door de planningsafdeling per dienst beoordeeld.
Samenwerking
Nadian Mourik | Manager Services heeft dit project vanuit S2N geleid en is bij de implementatie van dit systeem geassisteerd door Patrick van Baekel | Implementatieconsulent van Paralax, kennispartner en softwareleverancier op het gebied van resourceplanning.
Nadian vertelt: "Paralax voelt zich verantwoordelijk als leverancier en dat is ook terecht maar zeker belangrijk. Wat duidelijk naar voren kwam is het belang van de consulent en de “experts” achter de schermen, die verreweg de grootste rol spelen bij het implementeren van dergelijke module.
Vanwege het Covid virus is alles op afstand gedaan dus er is veel overleg geweest via de webcam, zelfs een hele dag op de achtergrond.
Het nieuwe systeem betekent voor S2N een grote stap in modernisering. Op deze manier kun je met de tijd mee doordat medewerkers zich zelf in- en uitklokken voor diensten. Iets wat in deze tijd ook de gangbare norm is geworden. Voor ons betekent het ook dat er minder administratieve taken bij de medewerkers, klant en de planningsafdeling liggen en dat er minder fouten worden gemaakt. Daarnaast hopen wij aan de hand van de actuelere data in de planning vervolgstappen te kunnen maken in het moderniseren, zoals het automatisch opmaken van de inkoopfacturen voor zelfstandigen. Al met al is dit nieuwe systeem dus een belangrijke stap voor de toekomst van S2N."
Door de Coronaperikelen was het een intensief project op afstand en heeft dit vele uren vergaderen via MS Teams gekost. Het resultaat mag er zijn!
